Процедура описана в Жилищном кодексе, в статьях 44 и 46. Решение собственников обязательно для исполнения (если оно не противоречит закону), и поэтому должны быть соблюдены определённые формальности. Мы будем говорить о самой распространённой форме собрания - очно-заочной.
- Инициатором собрания может быть любой собственник помещения в доме. В некоторых случаях инициировать собрание может управляющая компания.
Инициатор готовит реестр собственников помещений. В некотором приближении информация есть у Жилищника. Но можно заказать выписку из Росреестра в специализированных компаниях.
- Все собственники должны быть оповещены о собрании - это может быть листовка в подъезде или в почтовых ящиках.
Если вы проводите собране впервые, может понадобиться оповестить всех письмами с уведомлением. В дальнейшем можно оповещать объявлениями, но об этом должно быть принято решение.
Оповещение должно быть доступно за 10 суток до дня проведения очной встречи. В оповещении должна быть обозначена повестка собрания.
Обратите внимание - если в вашем доме проходит ремонт, а вы ничего не знаете о собрании, скорее всего инициаторы собрания грубо нарушили этот пункт. Потому что ремонт не может проводиться без решения собственников. Даже косметический ремонт подъезда.
- Повестка - это список вопросов, которые предстоит решить. Перед тем, как затевать собрание, нужно правильно сформулировать вопросы. Так, чтобы каждый мог однозначно проголосовать "за" или "против".
- Во время очной части обсуждается повестка, избирается председатель и секретарь собрания, счётная комиссия - это те люди, которые будут отвечать за правильность оформления протокола и подсчёт голосов.
Можно заранее сформировать бланки для голосования и раздать присутствующим на встрече. Либо обсудить детали, а бланки подготовить по итогам встречи.
Не забудьте зарегистрировать всех присутствующих. Реестр присутствующих на очной части - обязательное приложение к протоколу.
На собрание приходят далеко не все. А для принятия решения нам нужен кворум. Некоторые решения должны приниматься двумя третями всех голосов. Поэтому не обойтись без заочной части.
- Всем жителям раздаются листы для голосования. Лучше всего вручить листы лично, объяснить суть вопроса. В одиночку это делать очень трудно. Чем больше соседей помогают инициатору, тем лучше.
- Собрание может проводиться несколько недель. Важно только заранее определить этот срок и указать его в оповещении. Многим соседям придётся не один раз напоминать, чтобы они заполнили бюллетень. Некоторые не живут в доме. Часто бывает непросто найти собственников квартир, которые сдаются. Поэтому лучше заложить побольше времени на голосование.
- Для решения некоторых вопросов достаточно большинства голосов от тех, кто принял участие в собрании. Для других нужно собрать ⅔ всех голосов. Это гораздо труднее.
- Когда все возможные листы для голосования собраны, производится подсчёт голосов по каждому поставленному вопросу и оформляется протокол с приложениями. Важно оформить его в течение пяти (?) дней с момента окончания приёма голосов.
В течение трех дней нужно передать протокол в управляющую компанию с тем, чтобы она передала протокол на хранение в Мосжилинспекцию и разместила в электронной системе. Хорошо, если у вас останется копия протокола с приложениями (особенно важно иметь копии решений собственников - заполненных листов для голосования).
Любой собственник имеет право ознакомиться с протоколом и его приложениями.